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Urkundendruck – nächster Termin: 19. Juni 2018

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Zweimal im Jahr (im Juni und November) werden von Dimetria personalisierte Urkunden zentral erstellt.
Wie Sie den Urkundendruck in Auftrag geben, lesen Sie nachstehend.

 

Einführung
Für den zentralen Urkundendruck ist der Eintrag der Ehrungstermine in Sodalis nötig. Diese Ehrungstermine sind für alle zu ehrenden Mitglieder über die Funktion Jubiläumslisten in der Verbandsstufenverwaltung einzutragen.

Selbstverständlich können Sie auch einzelne Ehrungen eintragen, indem Sie in Sodalis bei einem Mitglied im Register “Ehrungen” eine Ehrung hinzufügen. Dies ist z.B. sinnvoll bei Ehrungen von ehrenamtlichen Mitarbeiter/innen.

 

Listenerstellung: Automatischer Eintrag der Ehrungstermine
Voraussetzung für den automatischen Eintrag von Ehrungen ist die Erstellung einer Jubiläumsliste und gleichzeitigem Eintrag der Ehrungen.

Erstellen Sie hierfür in der Verbandsstufenverwaltung je Ehrungsart eine Jubiläumsliste über den Menüpunkt Listen / Verbandstufen / Jubiläen:

Tragen Sie den Zeitraum ein (1), wählen Sie das Jubiläum (Ehrungsart) aus und wählen Sie Auswahl der Ehrung mit Eintrag in die Datenbank (2)

Sie können diesen Vorgang in einer Abfrage für den gesamten Kreisverband ausführen. Tragen Sie hierzu bei Verband die Kreisverbandskennung ein und wählen Sie als Sortierung “Verbandsstufe”. Die Liste wird dann gruppiert nach Ortsverband ausgegeben.

Wenn Sie das Feld Ehrungs-Datum leer lassen, wird automatisch der Eintrittsmonat im Jubiläumsjahr eingetragen. Alternativ können Sie auch ein anderes Datum einfügen.

Nach Bestätigung mit OK wird die Liste angezeigt. Klicken Sie auf das Druckersymbol und anschließend auf drucken, um die Liste in der Druckvorschau anzuzeigen und die Termine damit automatisch eintragen zu lassen. Dies ist für den Eintrag der Ehrungstermine in die Datenbank zwingend erforderlich! Ein tatsächlicher Ausdruck der Liste ist nicht nötig.

 

Anzeige der Ehrungstermine in Sodalis

Im Register “Ehrungen” in Sodalis finden Sie alle eingetragenen Ehrungen:

Es werden folgende Informationen festgehalten:

(1) Das Datum der Ehrung
(2) Die Ehrung, aus der sich die Art der Urkunde und des Ehrenabzeichens ergibt.
(3) Das Datum des Eintrags der Ehrung
(4) Das Datum des Datenexports an Dimetria zum Druck und Versand der Urkunden und Ehrenabzeichen an den Kreisverband

 

Suche von Ehrungen
Sie können auch alle Ehrungen eines bestimmten Zeitraums suchen, indem Sie den Datumsbereich und/oder die Ehrung auswählen. Im Suchergebnis werden alle Ehrungen mit diesen Voraussetzungen angezeigt.

 

Löschen von Ehrungen
Bei Bedarf können Sie einzelne Ehrungen löschen, um den Urkundendruck zu verhindern. Markieren Sie hierzu die Ehrung und klicken Sie auf Löschen.

 

Nach Bereitstellung der Ehrungsdaten druckt Dimetria die Urkunden, gruppiert nach Kreis- und Ortsverband und versendet diese zusammen mit den zugehörigen Ehrenabzeichen an die jeweiligen Kreisgeschäftsstellen. Die Kreisverbände leiten die Urkunden und Ehrenabzeichen an die Ortsverbände weiter.