Der Sozialverband VdK Bayern ermöglicht die sichere Übertragung von Daten (Bilder und Pdf-Dateien) durch Mitglieder an die zuständige Kreisgeschäftsstelle.
Im Folgenden beschreiben wir die Anwendung, weiter unten finden Sie eine Vorlage, die Sie für Mails an Mitglieder verwenden können. Zusätzlich wurden auf der VdK-Webseite Informationen für Mitglieder veröffentlicht.
Eine Anleitung mit zwei kurzen Videos finden Sie hier [1].
Beschreibung der Anwendung
Zur Übertragung von Daten ruft das Mitglied am PC, Notebook, Tablet oder Smartphone diese Adresse auf:
https://posteingang.vdk-edv.de/ [2]
Im ersten Schritt meldet sich das Mitglied mit seiner Mitgliedsnummer und seinem Geburtsdatum an.
Anschließend werden die Dateien (Bilder oder PDF) ausgewählt, die an den VdK gesendet werden sollen. Am Smartphone können auch einfach die Unterlagen fotografiert und übertragen werden.
Abschließend kann das Mitglied noch eine Nachricht für den VdK eingeben und die Datenübertragung starten.
Die zuständige Kreisgeschäftsstelle erhält die Daten wenige Augenblicke später per E-Mail mit einem Betreff, der folgenden Aufbau hat: Dokumenten-Eingang: [Mitgliedsnummer]-[Datum und Uhrzeit].pdf
Beispiel: Dokumenten-Eingang: 73757-2020-04-27-110655.pdf
Die vom Mitglied zusammengestellten Fotos sind durch die Software in ein PDF-Dokument zusammengefasst, vom Mitglied angehängte PDF-Dokumente werden unverändert übermittelt und die Nachricht des Mitglieds befindet sich in einer eigenen PDF-Datei.
Die angehängten PDF-Dateien können Sie direkt in die Mandantenverwaltung ziehen. Sollten sich in einer Datei unterschiedliche Dokumente (z.B. Bescheid und Attest) befinden, können Sie die PDF-Datei mit dem Programm PDF24 aufteilen. Eine Dokumentation und eine Video-Anleitung dazu finden Sie in unserem Blog.
Unsere Software versendet die Mail an die Kreisgeschäftsstelle intern auf dem Exchange-Server, so dass der Datenschutz sichergestellt ist.
Mailvorlage
Hier der Text, den Sie in Mails an Mitglieder verwenden können. Bitte beachten Sie, dass Sie den Namen und die Mitgliedsnummer ergänzen müssen!
Sehr geehrte…,
der Sozialverband VdK Bayern ermöglicht die sichere Übertragung von Daten durch Mitglieder an die zuständige Kreisgeschäftsstelle.
Rufen Sie am PC, Notebook, Tablet oder Smartphone diese Adresse auf:
https://posteingang.vdk-edv.de/ [2]
Melden Sie sich im ersten Schritt mit Ihrer Mitgliedsnummer [muss KV eintragen] und Ihrem Geburtsdatum an.
Anschließend müssen Sie nur noch die Dateien (Bilder oder PDF) auswählen, die Sie dem VdK übersenden wollen. Am Smartphone können Sie auch einfach die Unterlagen fotografieren und übertragen.
Abschließend können Sie noch eine Nachricht für den VdK eingeben und die Datenübertragung starten.
Ihre zuständige Kreisgeschäftsstelle erhält die Daten wenige Augenblicke später.
Falls Sie Hilfe benötigen, finden Sie hier [1] weitere Informationen.