Datenschutz bei Serien-Mails: Rundschreiben an Mitglieder eines Ortsverbands
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Rundschreiben per E-Mail – praktisch, aber mit Vorsicht!
Rundschreiben per E-Mail zu versenden ist praktisch:
Sie sind schnell am Computer erstellt, im Handumdrehen verschickt und zudem deutlich kostengünstiger als Serienbriefe.
Aber Achtung!
Wenn die Verteilerliste eines E-Mail-Rundschreibens für alle Empfänger sichtbar ist, stellt das einen Datenschutzverstoß dar – und kann unter Umständen teuer werden.
Für Rundmails sollte daher immer das „Bcc“-Feld („Blind Carbon Copy“ = Blindkopie) verwendet werden. Noch besser ist es, Rundschreiben direkt über Sodalis zu versenden.
Warum das „Bcc“-Feld so wichtig ist
Wenn man beim Schreiben einer E-Mail die Adressen sämtlicher Empfänger in das Feld „An“ oder „Cc“ einträgt, sind diese Adressen für alle Empfänger sichtbar.
Das darf nicht passieren, denn aus den E-Mail-Adressen lassen sich oft Rückschlüsse auf geschäftliche oder private Kontakte ziehen.
Ohne die ausdrückliche Einwilligung der betroffenen Personen ist es daher unzulässig, ihre Adressen in das Feld „An“ oder „Cc“ zu setzen.
Für Rundmails an mehrere Empfänger muss immer das Feld „Bcc“ genutzt werden.
E-Mail-Adressen im „Bcc“-Feld sind für keine anderen Empfänger sichtbar.
Nicht immer wird dieses Feld beim Erstellen einer neuen E-Mail automatisch angezeigt.
In Outlook kann man es aktivieren, indem man in einer neuen Nachricht zunächst auf das Feld „An“ klickt. Anschließend öffnet sich ein Fenster mit den persönlichen Adresslisten, in dem auch das „Bcc“-Feld eingeblendet werden kann.
Datenschutzverstöße vermeiden
Verstöße gegen Datenschutzbestimmungen sind meldepflichtig und können von den Behörden mit Bußgeldern geahndet werden.
Elektronische Rundschreiben mit Sodalis
Am sichersten und einfachsten ist der Versand von Rundschreiben über Sodalis.
Hier lassen sich Serienmails erstellen, bei denen jeder Empfänger nur seine eigene Adresse im Feld „An“ sieht.
Ein weiterer großer Vorteil:
Die E-Mail-Adressen der Empfänger werden von den hauptamtlichen Mitarbeitenden in den VdK-Geschäftsstellen in der Sodalis-Datenbank datenschutzkonform gepflegt und regelmäßig aktualisiert. So ist sichergestellt, dass die Adressen immer auf dem neuesten Stand sind.
Die Vorgehensweise beim Versand von Serien-E-Mails über Sodalis ist im folgenden Video Schritt für Schritt erklärt.